Tecnologias na Hotelaria Hospitalar

Sócio da Voice Technology e fundador da SmarthHealth.life, Ivan Franco Ferreira fez sua palestra com o seguintes tema:

” Tecnologias na Hotelaria Hospitalar ”

Esta palestra aconteceu no dia 16 de Dezembro de 2016 no Hospital Monte Sinai (Juiz de Fora-MG) durante o “I Simpósio de Hotelaria Hospitalar de Zona da Mata“.

Ivan iniciou a palestra falando sobre os desafios da Hotelaria Hospitalar, destacou que um dos desafios é aproveitar todo o benefício que a tecnologia proporciona mas respeitando:

Processo de trabalho,
O ambiente,
Os investimentos já realizados e infra disponível,

Ressaltou que um desafio é fazer o uso profissional da tecnologia:

Registrando tudo,
Tirando indicadores automáticos,
Eliminando distrações …
dando foco nas atividades

Na sequencia falou um pouco sobre o ambiente da Hotelaria Hospitalar (e chamou estas de oportunidades):

Falta de leitos,
Alta ocupação,
“Apagão de Mão de Obra”
Falta de indicadores confiáveis,
Impacto da crise econômica…

Depois falou um pouco de o porquê investir em Tecnologias na saúde. Primeiro falou um mouse-e-dindin

pouco sobre redução de custos:

Otimizando Processos,
Diminuindo a quantidade de Pessoas e focando elas em seu Core Business
Eliminando Retrabalho,
Eliminando Papel,

Depois citou a seguinte frase:

Somente com o auxílio da tecnologia conseguiremos“escalar soluções” para o cenário atual da Saúde !

Na sequência, Ivan discursou um pouco sobre as tendências das tecnologias:

Mobilidade – Comunicações Móveis (Smartphones, tablets)
Dashboards painéis vivos,
Aplicativos,
Internet das Coisas,
Telecomunicações,
Digitalização
Integração com Sistemas (ser transparente)
Indicadores Online

A partir daí Ivan começou a fazer paralelos dos ganhos das tecnologias no mundo cotidiano e com implementações na área de Hotelaria Hospitalar.

O primeiro caso foi entre o Aplicativo Waze e o Sistema de Gerenciamento de Leitos da Voice.

Dentre os benefícios do Waze, Ivan citou:

Aonde está agora !
Quanto tempo,
Por onde andou,
Próxima atividade,
Melhor opção (rota),
Condição de transito,
Problemas sinalizados

Já no Gerenciamento de leitos:

Aplicativo reaproveita a rede de ramais já instalada no Hospital e os utilizam para definir a posição do colaborador. Também interage por voz e dígitos e o colaborador se identifica e escuta as orientações.

Assim como no Waze, o Sistema de Gerenciamento de Leitos define:

Aonde está agora ! Mapeado qual aparelho está usando,
Quanto tempo, toda etapa é medida!
Por onde andou, Registra tudo !
Próxima atividade, informa por voz
Melhor opção, (rota on line)
Sinaliza o que esta com transito, (alarmes de metas)
E o que está com problemas

A próxima comparação foi o com aplicativo Whatsapp, que:

Localiza rápido uma pessoa
Se comunica
Passa orientações,
Recebe retornos

Com as mesma facilidades só que se adequando aos processos do Hospital e eliminando distrações foi apresentado a solução de gerenciamento de transportes.

Que pode reaproveitar os telefones móveis os quais os Hospitais já investiram ou no caso de não haver ramais móveis, a mesma aplicação roda em Smartphones Android.

O solicitante de transporte tem uma tela web de administração e gerenciamento de todos os transportes. E consegue colocar detalhes das solicitações, observações etc.

As vantagens apresentadas pela solução de Gestão de Transportes foram:

Padronizar as solicitações de transporte
Transportadores aceitam ou não as solicitações
Tracking do transporte
Monitoração online e relatórios das solicitações

Na sequencia, Ivan falou sobre os benefícios dos aplicativos no mundo atual e deu um exemplo da Aplicação de Checklist via tablet:

Tira foto,
Grava vídeo,
Grava mensagem
Envia tudo isso…
Automatiza processos
Elimina papel e controles manuais de planilhas,
Navegação intuitiva,
Não é necessário Wi-Fi em 100% do Hospital
Indicadores automaticamente gerados

O uso do Checklist via tablet revoluciona a aplicação de checagens e verificações, tudo vira digital, com indicadores on line e os acionamentos são realizados diretamente por integração de sistema ou pelo menos enviadas por e-mail.

Temos na imagem seguinte um exemplo dado, a pessoa que está verificando o leito para liberação pegou uma torneira com problemas, acionou pelo aplicativo o item como problema, tirou uma foto para ilustrar e o pessoal da manutenção recebeu tudo em um único e-mail.

Todos os indicadores ficam disponíveis aos gestores on line, segue exemplo de tela ao lado.

Podemos verifica on line todas as pendências, as ações realizadas, as médias etc.

Na sequencia, Ivan falou um pouco sobre painéis e Dashboards, tema que já falamos aqui no Blog, como exemplo de tecnologia muito usada para este fim a muitos anos ele citou os painéis de voo em Aeroportos.

Esse painel é rapidamente visualizado por qualquer passageiro que chega ao Aeroporto e rapidamente é possível verificar:

o Status atual de seu voô (aberto para checkin, pronto para embarque, atrasado etc.),
em qual portão ir ou em qual posição está o avião,
a previsão de tempos e horários …

Baseado neste exemplo de uso da tecnologia, Ivan mostrou o Dashboard do Sistema de Gerenciamento de leitos que assim como no painel de voôs, é possível verificar: painel

o Status do leito: (aguardando limpeza, já alocado, em limpeza, esperando supervisão etc.)
qual colaborador está em qual atividade e em qual lugar,
os tempos (no horário, em atenção ou atrasado)
e uma atualização on line da produção …

A pessoa responsável pela gestão, tem em suas mãos um painel muito parecido aos do Aeroportos e esta informação é “viva” (sempre sofre atualizações).

Ivan ainda falou sobre diversas outras tecnologias:

Sobre

Indicadores on line,Ivan citou o exemplo das Bolsas de Valores do mundo todo, e como estes indicadores influenciam na economia.

Assim também pode ser a operação da Hotelaria Hospitalar !

Ivan mostrou telas de relatórios on line que demonstram como pode ser facilitada a gestão da hotelaria no hospital.

Na tela ao lado, temos o registro das limpezas concorrentes realizado pela Colaboradora da equipe de limpeza Maria, em um período escolhido exatamente o qual teve a reclamação do quarto 503 (com a seguinte reclamação: o quarto não foi limpo).

É possível verificar que este quarto rejeitou a limpeza. Assim o gestor, em alguns cliques tem a informação na mão.

Outro exemplo de dado on line demonstrado por Ivan, foi um gráfico chamado de Hora de Maior Movimento.

Com este, o Gestor consegue verificar a qualquer momento como está sendo o desempenho das higienização de leitos versus a demanda.

Na linha azul temos o desempenho hora a hora da equipe. Já na linha vinho quantos estavam disponíveis. Baseado neste tipo de informação on line, o Gestor de Hotelaria (assim como o investidor da Bolsa que verifica valor versus expectativa) consegue verifica indicadores de desempenho versus quanto deveria estar desempenhando.

Com este tipo de informação na mão é possível:

redesenhar turnos,
criar turnos intermediários,
negociar com os Médicos uma previsão de altas,
demonstrar para seu superior o impacto da demanda,
entre outros

Na sequencia, Ivan falou da potencialidade de uso de Totens na Saúde para automatizar processos ou pelo menos parte dele, falou sobre aplicações de pré atendimentos, pagamentos de procedimentos particulares, triagens etc. Aqui no Blog já abordamos a potencialidade dos Totens.

Na sequencia, Ivan falou sobre a importância de todo o tipo de solução estar integrada ao Sistema de gestão Hospitalar e citou o empenho da Voice em homologar com todos os sistemas (MV, Tasy, Cerner, Totvs, Benner, Vector, SPData, Tecnoart, Wareline, OnBase etc.)

Ivan também tocou em um problema gravíssimo que impacta diretamente no faturamento dos Hospitais e Clínicas, os índices altíssimos de faltas ou de absenteísmo de presença na em consultas ou exames. A solução normal aplicada (e improdutiva) é montar estruturas de Call centers para realizar confirmações.

Ivan mostrou que no máximo em um Call Center, um operador de telemarketing consegue ficar apenas 10 minutos falando com cliente. E que o restante são gastos com trabalho improdutivo (tentando discar, esperando atender etc.)

Uma solução apresentada por Ivan foi a confirmação automática realizada por um robô

Com esta tecnologia é possível: robo-confirma

Redução do absenteísmo das consultas e exames
Integração da agenda do CallCenter (o sistema disca automaticamente para todos os pacientes questionando o comparecimento)
Os cancelamentos são automaticamente liberados da agenda

Ivan citou outro exemplo de automatização robótica, só que este baseado em interação com robôs fisicos, como o Pepper (o robo mais famoso do mundo).

Ivan citou o exemplo do uso datecnologia da Voice que é aplicado em clientes no Japão . A Voice integrou o Pepper ao sistema de telefonia da empresa e ele consegue fazer o papel de um assistente em uma recepção.

Outro exemplo de aplicação de tecnologia no ambiente hospitalar, Ivan citou a Gestão de trabalho do Centro Cirúrgico que pode usar diversos recursos de tecnologia como tablets, RFID, cartões, leitores de código de barra etc. PAra determinar o início e fim de cada etapa de preparação de uma sala cirúrgica.

A seguir temos uma tela que ilustra o controle de cada etapa .