AS 11 COMPETÊNCIAS ESSENCIAIS DE FACILITY MANAGEMENT

Artigo da ABRAFAC 

Facility Management (FM) é uma profissão que abrange várias disciplinas para garantir funcionalidade, conforto, segurança e eficiência do ambiente construído, integrando pessoas, local, processo e tecnologia.

Em 2009, a maior associação internacional de profissionais de FM, a IFMA (International Facility Management Association), associação parceira da ABRAFAC dentro da Global FM, entrevistou profissionais de 62 países para identificar 11 competências essenciais de Facility management. Confira quais são estas competência no nosso artigo de hoje!

Facility Management (FM) é uma profissão que abrange várias disciplinas para garantir funcionalidade, conforto, segurança e eficiência do ambiente construído, integrando pessoas, local, processo e tecnologia.

Conforme apresentado por Mauro Campos no último FM Tactics (veja aqui), a ISO (International Organization for Standardization – Organização Internacional de Normalização) define FM como a “função organizacional que integra pessoas, propriedade e processo dentro do ambiente construído com objetivo de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade do negócio principal”.

Também dentro do seu posicionamento estratégico e em um ambiente em que Facilities carece de entendimento comum, a ABRAFAC é a associação referência para profissionais, empresas e agentes relacionados a este mercado que buscam informação, desenvolvimento e reconhecimento na atividade.

Em 2009, a maior associação internacional de profissionais de FM, a IFMA (International Facility Management Association), associação parceira da ABRAFAC dentro da Global FM, entrevistou profissionais de 62 países para identificar 11 competências essenciais de Facility management. São elas:

1. COMUNICAÇÕES
   • Gerenciar e supervisionar o desenvolvimento e o uso do plano de comunicações de facilities.
     1. Desenvolver e implementar um plano de comunicações do gerenciamento de facilities (mensagens, lembretes, missão e visão).
     2. Selecionar os meios e as técnicas para as situações de comunicações com as partes interessadas.
   • Preparar e enviar mensagens que obtenham os resultados pretendidos.
     1. Promover informações e recomendações de FM para partes interessadas internas e externas (pessoal de facilities, público, gerentes sêniores, clientes e diretoria).
     2. Preparar relatórios para as partes interessadas (pessoal de facilities, público, gerentes sêniores, clientes, diretoria, etc.).
     3. Gerenciar as percepções e as expectativas das partes interessadas.
2. QUALIDADE
   • Um gerente competente de facilities é capaz de desenvolver e gerenciar/supervisionar a criação e a aplicação de padrões para as organizações de facilities.
     1. Desenvolver, revisar e comparar as métricas de desempenho dos serviços de gerência de facilities (estabelecendo padrões, medindo comportamentos observáveis, as respostas aos serviços, os tempos de resolução, etc.).
     2. Estabelecer os indicadores chave de desempenho.
     3. Estabelecer a manter as especificações (materiais, equipamentos, mobiliário, acabamentos, detalhes e critérios de projetos).
     4. Desenvolver, implementar e monitorar melhores práticas de valor.
     5. Desenvolver acordos de nível de negócios de serviços para os clientes.
   • O gerente competente de facilities é capaz de medir a qualidade dos serviços prestados.
     1. Monitorar a satisfação dos clientes e o desempenho dos serviços prestados e oferecer feedback aos clientes.
     2. Coletar, verificar, analisar e relatar dados sobre o gerenciamento de facilities de várias fontes (serviços de utilidade pública, planos de espaços, satisfação dos clientes, mecanismos de feedback).
     3. Coletar, verificar, analisar e relatar dados internos sobre o gerenciamento de facilities (serviços de utilidade pública, ordens de trabalho, histórico dos trabalhos executados).
     4. Fazer avaliações de serviços de terceiros (fornecedores, empreiteiros, consultores).
   • O gerente de facilities competente é capaz de gerenciar/supervisionar a melhora dos processos de trabalho).
     1. Avaliar maneiras de melhorar a produtividade no local de trabalho.
     2. Desenvolver e implementar melhorias de processos.
   • O gerente de facilities competente é capaz de assegurar e de monitorar o cumprimentos dos códigos, regulamentos, políticas e padrões.
     1. Auditar e documentar o cumprimento dos códigos, regulamentos, políticas e padrões.
     2. Garantir o cumprimento dos códigos, regulamentos, políticas e padrões.
3. TECNOLOGIAS
   • O gerente competente de facilities é capaz de planejar, dirigir e gerenciar/supervisionar os negócios do gerenciamento de facilities e as tecnologias operacionais
     1. Monitorar e avaliar as tendências e as inovações tecnológicas.
     2. Realizar avaliações e/ou colaborar para as análises das necessidades tecnológicas do gerenciamento de facilities.
     3. Alinhar as tecnologias do gerenciamento de facilities e as tecnologias de informação organizacional.
     4. Avaliar a aplicação das tecnologias nas operações de facilities.
     5. Avaliar, implementar e operar sistemas integrados de gerenciamento do trabalho (IWMS − combinando CAFM, CMMS e BAS).
4. OPERAÇÕES e MANUTENÇÃO
   • O gerente competente de facilities é capaz de avaliar a condição da facility.
     1. Gerenciar/supervisionar a avaliação da condição dos sistemas prediais.
     2. Avaliar a condição da estrutura, interior, exterior e terreno da facility.
   • O gerente competente de facilities é capaz de gerenciar/supervisionar as atividades de operações e de manutenção da facility.
     1. Gerenciar/supervisionar a aquisição, instalação, operação, manutenção e eliminação dos sistemas prediais e dos elementos estruturais, interiores, exteriores e do terreno.
   • O gerente competente de facilities é capaz de gerenciar/supervisionar os serviços para os ocupantes (estacionamento, serviços de zeladoria, serviços de alimentação, portaria, central de ajuda, segurança e proteção).
     1. Identificar os serviços necessários para os ocupantes.
     2. Decidir/recomendar a maneira mais adequada de prestar os serviços necessários para os ocupantes (através de terceiros e fornecidos internamente).
     3. Gerenciar/supervisionar as modificações dos sistemas prediais, dos elementos estruturais, internos, externos e do terreno.
     4. Monitorar o desempenho dos prestadores de serviços.
   • O gerente competente de facilities é capaz de gerenciar/supervisionar o seguinte:
   • Os processos de contratação de manutenção.
     1. Desenvolver as especificações dos contratos de manutenção.
     2. Garantir que empreiteiros competentes de manutenção sejam selecionados.
     3. Negociar os acordos de nível de serviços.
     4. Monitorar o trabalhos dos empreiteiros de manutenção.
     5. Resolver as disputas relativas aos contratos com os empreiteiros.
   • O gerente competente de facilities é capaz de desenvolver, recomendar e de gerenciar/supervisionar o planejamento das necessidades operacionais das facilities (controle de temperatura, iluminação, substituição de equipamentos, etc.).
     1. Desenvolver políticas e orientações relacionadas ao uso e à manutenção.
     2. Determinar os custos dos ciclos de vida.
     3. Monitorar o uso e o desempenho de todos os sistemas, equipamentos e terrenos das facilities.
     4. Monitorar a satisfação dos ocupantes.
5. FATORES HUMANOS
   • Desenvolver e implementar práticas que apoiem o desempenho e as metas de toda a organização.
     1. Supervisionar o ambiente de trabalho para apoiar o pessoal, o recrutamento, a retenção, a motivação e a produtividade.
     2. Criar um ambiente favorável à inovação (investigar tendências e realizar testes piloto).
     3. Propiciar um ambiente saudável e seguro.
     4. Fornecer segurança que satisfaça as necessidades das facilities (segurança do local físico, controle do acesso e informação).
   • Desenvolver e implementar práticas que apoiem o desempenho da organização da facilities.
     1. Proporcionar oportunidades para crescimento pessoal e professional (coaching, orientação, treinamento, educação e plano de carreira).
     2. Encorajar a diversidade.
     3. Usar sistemas de avaliação de desempenho (estabelecimento de metas, orientação e avaliação de desempenho).
6. FINANÇAS E NEGÓCIOS
   • Gerenciar e supervisionar o desempenho financeiro da organização de facilities.
     1. Desenvolver, recomendar, gerenciar e supervisionar as necessidades do orçamento das facilities (despesas, operação, capital).
     2. Preparar estudos de casos, documentação de apoio e relatórios financeiros.
     3. Analisar e interpretar os documentos fiscais (orçamento, demonstrações financeiras, proporções, etc.).
   • Administrar e gerenciar as finanças associadas aos contratos.
     1. Desenvolver e gerenciar contratos.
     2. Administrar e monitorar os contratos.
     3. Interpretar os elementos dos contratos financeiros (acordos de leasing, contratos de serviços, demonstrações de custos, etc.).
     4. Resolver os conflitos com fornecedores.
   • Administrar os procedimentos de aquisição e de estorno.
     1. Definir, justificar e aplicar procedimentos de estorno.
     2. Administrar os procedimentos de contratação para terceirização de produtos, serviços, empreiteiros, projetistas e edifícios inteiros.
7. PLANEJAMENTO DE EMERGÊNCIAS E CONTINUIDADE DOS NEGÓCIOS
   • Planejar, gerenciar e apoiar os programas de preparação para as emergências de todas as organizações.
     1. Desenvolver um plano de gerenciamento de riscos.
     2. Desenvolver planos e procedimentos para o gerenciamento de emergências.
     3. Auxiliar no projeto de exercícios e simulações para testar os planos de continuidade do gerenciamento de emergências e continuidade dos negócios.
     4. Gerenciar a execução de simulações ou de exercícios para testar os planos.
     5. Assegurar os sistemas de tecnologia e os serviços.
   • Gerenciar, supervisionar e apoiar os programas de continuidade de toda a organização.
     1. Desenvolver um plano de continuidade dos negócios.
8. LIDERANÇA E ESTRATÉGIA
   • Liderar a organização de facilities.
     1. Liderar, inspirar e influenciar a organização de facilities, pesquisar melhores práticas, gerenciar as mudanças, promover a melhora contínua e fornecer as ferramentas necessárias.
     2. Defender as necessidades e prioridades do gerenciamento de facilities.
     3. Desenvolver, implementar e avaliar políticas, procedimentos e práticas para as organizações de facilities.
     4. Esclarecer e comunicar responsabilidades.
     5. Resolver conflitos (da organização e pessoais).
     6. Organizar e equipar a organização de facilities.
   • Fornecer liderança para toda a organização.
     1. Promover e incentivar a adesão a um código de conduta.
     2. Desenvolver e gerenciar/supervisionar os relacionamentos (com fornecedores, comunidade, inquilinos, governo, parceiros de negócios, ocupantes).
     3. Garantir a adesão às políticas de responsabilidade social da organização.
   • O gerente competente de facilities é capaz de planejar estrategicamente.
     • Alinhar as necessidades estratégicas das facilities com as necessidades de toda a organização.
   • Desenvolver e implementar um processo de planejamento estratégico.
   • Avaliar quais serviços são necessários para satisfazer os requisites dos negócios da organização.
9. GERENCIAMENTO IMOBILIÁRIO E DE PROPRIEDADES
   • O gerente competente de facilities é capaz de desenvolver e implementar um plano diretor imobiliário.
     1. Desenvolver e implementar um plano diretor imobiliário.
   • O gerente competente de facilities é capaz de gerenciar/supervisionar ativos imobiliários.
     1. Determinar e avaliar as necessidades imobiliárias (utilização dos espaços, gerenciamento, maiores e melhores usos).
     2. Adquirir e dispor de imóveis (comerciais, institucionais, industriais, residenciais, alugados ou próprios).
     3. Gerenciar/supervisionar o portfólio imobiliário (próprio, alugado, sublocado, próprios com sócios e gerenciados por contrato).
     4. Preparar e administrar o orçamento de serviços e alocar entre sócios ou inquilinos.
10. GERENCIAMENTO DE PROJETOS
    • O gerente competente de facilities é capaz de planejar projetos.
      1. Definir e programar projetos (finalidade, tamanho, escopo, cronograma, orçamento e necessidades dos usuários).
      2. Planejar projetos (recursos, cronograma e sequência).
      3. Desenvolver especificações e solicitações de contratos.
    • O gerente competente de facilities é capaz de gerenciar/supervisionar projetos.
      1. Administrar contratos (implementar e monitorar níveis de serviço).
      2. Gerenciar/supervisionar projetos (construção, deslocamento, renovação, mudança organizacional).
      3. Avaliar os resultados dos projetos.
11. SEGURANÇA AMBIENTAL E SUSTENTABILIDADE
    • Planejar, gerenciar e apoiar o compromisso de toda a organização para a proteção ambiental.
      1. Gerenciar, supervisionar e salvaguardar o ambiente natural.
    • Gerenciar e supervisionar o compromisso de toda a organização com a sustentabilidade dos ambientes naturais e construídos.
      1. Desenvolver e dirigir os programas de sustentabilidade.
      2. Fornecer dados para apoiar a avaliação das facilities.
      3. Avaliar a gerenciar o processo do ciclo da vida dos ativos.

Portanto, se você ou a sua empresa se enquadram em uma das competências acima, parabéns, você é um facilities!

Sobre a ABRAFAC

A ABRAFAC Associação Brasileira de Facilities é uma entidade sem fins lucrativos, fundada em 2004, que tem por objetivo desenvolver o mercado, as organizações e os profissionais de Facilities, sejam eles agentes públicos, contratantes, consultores, administradores ou empresas prestadoras de serviços.

Nos últimos anos, a Associação vem se fortalecendo com ações efetivas de promoção de conhecimento e interação da comunidade do setor, sendo reconhecida como agente aglutinador do segmento em suas diversas frentes.

VISÃO

Tornar clara e estratégica a atividade de Facilities no mercado brasileiro.

MISSÃO

Promover a capacitação e reconhecimento do profissional de Facilities, atuando como protagonista e catalisador no desenvolvimento do setor frente a mercados, governos e sociedade.

VALORES

Conectividade, Objetividade, Inovação, Integridade e Sustentabilidade.

POSICIONAMENTO ESTRATÉGICO

Em um ambiente em que Facilities carece de entendimento comum, a ABRAFAC é a associação referência para profissionais, empresas e agentes relacionados a este mercado que buscam informação, desenvolvimento e reconhecimento na atividade.

PRINCIPAIS ATRIBUTOS

Ser reconhecida como uma entidade que possui Benefícios Atrativos, que é Acessível, Representativa, Colaborativa, que Preza o Respeito e que está em Constante Evolução.

Fonte:

ABRAFAC